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陈述前后的注意事项

2010-7-18 16:49 1833 0 分类: 工程师职场

客户陈述前后的注意事项


 


我是一个技术型人员,工作所需,经常需要亲自或者带领团队去给客户做系统方案陈述,有些是参加竞标,有的是给客户陈述最终结果。陈述可以说是一个家常便饭,也是一个工作基本功。结合我在服务客户场合中的一些感受,特别提出几点陈述中的细节,供我们的朋友在客户服务中参考。


一、事前注意项:


1. 衣着整洁,特别是要穿干净无褶皱的衬衫裤子和领带---人靠衣服,马靠鞍。并早几分钟到现场,先与客户人员交换名片;


2. 演示所需设备的准备。需要在客户现场进行演示,提前与客户进行沟通,哪些对方可以提供,明确要求。不能提供的,则自己准备带到客户处。


产品PPT所需:投影仪、电源插座(长度要求)、无线麦克风(可选)、白板、白板笔。


自备:激光笔。


产品演示类:电源、线、演示产品(这个应该不会忘)、辅助外围配合设备。


对于带到客户处演示的产品,提前做好检查,确保完好,可正常演示。


3.演讲 PPT 的准备的基本要求


 如何制作一个专业的PPT ,详述可著一本书。这里把握几个基本要领:


1)       
首先是字号,优先推荐20-24号。投影后,6米远处可看的清楚。


2)       
PPT 的内容不要过于密密麻麻。 PPT 就是演讲提纲,详细的数据可以另备一个详细的演讲版,字体大小恰好是无需低头弯腰即可,建议18-20号。打印出来,演讲时放在旁边。


3)       
字体统一。英文建议 Arial 格式, 中文建议 宋体。因为是WINXP 默认字体,任何PC机都内置该字体。


4)       
专业名词、术语的统一。 大小写,中间的“-”,前后文稿要必须一致。


必须专业和严谨。


5)       
颜色搭配要和谐。忌用色过多,过于花哨。


6)       
图表简单。数据指标,清楚明了。为什么呢? 演讲中如有客户对其中的一个数据感兴趣,探究相关细节,如无准备,则显尴尬。


4.       
 准备一个U 盘。


U盘里放好本次演示的PPT 和必要材料。注意不要放无关的其它文件。同时放一份自播放的文件(如果客户提供设备的话),防止客户处的软件版本不统一。如果准备给客户会后浏览的文件,最好提前做成PDF 格式放好。


5.       
演讲材料的硬拷贝


这个根据实际情况而定。不过我碰到过一回,双方商量定的演示,由于其它原因,无法展示。对此只好临时改为圆桌交流会,还好提前打印了一份PPT ,这样大家不用一起围在笔记本,有些可以拿着PPT 浏览翻阅,交流基本可以进行。


二、陈述前的注意点


1. 提前到会议现场。


2.正式开始前,可到洗手间,看看头发、皮鞋、领带、衬衣、裤子拉链(拉链忘拉尴尬)、裤兜(不要鼓鼓的),牙缝是否有米粒或嵌的菜叶。


三、陈述中的注意事项


    1. 陈述的时间,最好控制在40分钟左右一节。类似一节课,中途大家要休息的。 演讲的声音的音量、语调、音色。要声音洪亮、语调不要尖刻。事前这个可以自己录音听听,做些调整。


2. 总是站着演讲,并充分地使用肢体语言,可能的话使用移动麦克发言,但要尊重客户的条件;


3. 简要地介绍团队成员背景,但不要在现场过于表扬自己的机构与夸扬自己的专业人员或者领导,而是适当提供一些不为人知的新事实;


4. 掌握适度地压缩开场与结尾,把主要的时间留给中间的重点,即使非常有趣的故事也要注意点到为止,不要影响要点的陈述,没有把握的话应该事前内部试讲;


5. 尽量在前面就把陈述长度压缩到客户要求的时间内,不要试图现场调整,陈述的PPT与现场发付的材料,要能让客户一目了然,不要弄过多的细小的数据与文字,也不要匆匆地过PPT,然后又说“这个我就不说了”;


6. 不论是动画技术、VTR或者其他的结合使用的展示技术,应当在事前进行充分的演练,不在会场做临时的复杂的技术演示。


7. 陈述是自信者的胜场,也是多知者的游戏,要在事前做充分的准备,但要在现场进行简明精要、逻辑清晰的演绎,不要多举别人的例子,而要多陈述自己的理解与解读;


8. 不要试图用尽所有的发言的时间,要留出给客户适当的答问时间,单向的沟通往往使得陈述者丧失了解客户关心点的机会;


9. 精美的包装与编辑不能成为获得客户欣赏的基本原因,但却可以成为客户不欣赏的基本原因之一;


10. 团队成员可以做画龙点睛的补充与介绍,也可以参与与客户的互动答问


 

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